Datenschutzhinweise für Videoservices
Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DS-GVO 

Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Renz-Schuhknecht-Baumann
Königstraße 20,70173 Stuttgart

Tel.: +49 711 22332-0, Mail: info@renz-kollegen.de

Datenschutzbeauftragter
Andreas Winnes, c/o OMNIPC Systemintegration GmbH
Mollenkopfstr. 14, 71229 Leonberg

Mail: datenschutz@renz-kollegen.de

Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten
Im Auftrag unserer Kanzlei setzen die Unternehmen:

  • Fa. BlueJeans Network, 3098 Olsen Dr., 2nd floor, San Jose, CA 95128 als Videokonferenzsystem das Tool BlueJeans 
  • Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, D18 P521 Irland als Videokonferenzsystem das Tool TEAMS 

ein. 

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unsere Kanzlei informiert. Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft-Teams“ oder "Bluejeans" aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die jeweiligen Anbieter benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei den Anbietern einzusehen. 

Bei der Teilnahme an Videokonferenzen werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ erzeugen. Dies sind:

Angaben zum Nutzer:
Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (optionale Angabe), Profilbild, Profilinformationen (optionale Angaben), bevorzugte Sprache etc.

Meeting-Metadaten:
Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten/genutzter Hardware, Betriebssystem, Zeitzone), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter, Datum, Uhrzeit und Dauer, im Meeting aufgezeichnete Aktivitäten (wie z.B. Teilnahme und Verlassen), darunter auch Aktivitäten im Zusammenhang mit Integrationen von Dritten, zusammen mit Datum, Uhrzeit, an der Aktivität teilnehmende Person und andere Teilnehmer im Meeting mit Datum, Uhrzeit, Dauer.

Chat-, Audio- und Videodaten:
Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachten Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet, Chats werden nur bei Blue Jeans Events gespeichert.

Wir bzw. unser Provider verwenden diese Daten, um die Servicequalität zu verbessern und zu statistischen Gesamtanalysen um das Produkt zu verbessern.

Cookies:
Die jeweiligen Anbieter verwenden temporäre und permanente Cookies. Ein Teil der Cookies ist erforderlich, damit die Seite funktioniert. Darüber hinaus werden Cookies eingesetzt, um die Performance der Seite zu verbessern und für statistische Zwecke. Dazu setzt der jeweilige Anbieter google analytics ein. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Websiteaktivitäten für Google Analytics verfügbar sind, können Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren. Weitere Informationen zum Einsatz von Cookies durch BlueJeans finden Sie unter https://www.bluejeans.com/privacy-policy/cookies. 
Informationen zum Einsatz von Cookies durch Microsoft finden Sie unter Datenschutzerklärung von Microsoft – Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz. 
Sie können die Speicherung von Cookies über Ihre Browser-Einstellungen deaktivieren und bereits gespeicherte Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieses Online-Angebot ohne Cookies nur noch eingeschränkt funktioniert.


Rechtsgrundlage: Diese Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) und zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Das Setzen der Cookies ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) und zur Erfüllung von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) erforderlich.

Was passiert, wenn die Daten nicht bereitgestellt werden
Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, die Videokonferenz mit Ihnen auszuführen. 
Weitere Verarbeitungszwecke
Ihre personenbezogenen Daten können aufgrund von anderen rechtlichen Verpflichtungen z. B. richterlicher Anordnung verarbeitet werden. 

Rechtsgrundlage: aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO). 

Soweit erforderlich, werden Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verwendet. 
Zum Beispiel für:

  • Gewährleistung der Sicherheit und des Betriebs, z.B. Übertragungsprotokolle, 
  • Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche 


Rechtsgrundlage: Für diese Verarbeitungen ist das berechtigte Interesse der Kanzlei (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. 

Dauer der Speicherung 
Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren Aufbewahrung ist zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten weiterhin notwendig. Gründe hierfür sind z.B.:

  • das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften;
    (Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt).
  • Dokumentation.
    (Protokolldaten werden bis zu 2 Jahre gespeichert. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten nach einer Nachbearbeitungsfrist gelöscht. Diese kann für Daten mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bis zu maximal 4 Jahre betragen). 


Empfänger personenbezogener Daten 
Im Auftrag der Kanzlei setzen die jeweiligen Anbieter das jeweils genannte Videokonferenztool ein. Für die Erbringung der Vertragsleistung werden somit diejenigen Daten an die jeweiligen Anbieter übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Unter Anderem werden Benutzerkennung und IP-Adresse an die Anbieter weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an die Anbieter übertragen, wobei Sie selbst bestimmen, welche Daten übertragen werden. Nach Angaben der jeweiligen Anbieter erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch BlueJeans sind in der privacy policy und den Terms of Service dokumentiert. Die entsprechenden Informationen von Microsoft finden sie hier Sicherheitshandbuch für Microsoft Teams – Übersicht - Microsoft Teams | Microsoft Docs.


Drittland 
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind und der in Anspruch genommene Dienst von uns mit angemessenem Aufwand anderweitig nicht bereitgestellt werden kann. 
Betroffenenrechte 
Falls wir Daten zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie auf Antrag Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten. Bitte informieren Sie uns, wenn wir unrichtige Daten über Sie gespeichert haben oder wenn Sie mit Teilen der Datenspeicherung nicht einverstanden sind, damit wir diese berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken können. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung eines Betroffenenrechts an datenschutz@renz-kollegen.de unter Angabe Ihrer Kontaktdaten und der Betroffenenrechte, die Sie ausüben wollen. 

Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt. Direktwerbung wird von uns nicht durchgeführt. Sie können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an datenschutz@renz-kollegen.de .

Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Im Fall von Beschwerden können Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für die Kanzlei ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg die zuständige Aufsichtsbehörde.

Sicherheit
Unser jeweiliger Auftragsverarbeiter ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und personenbezogene Daten vor Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung und unbefugtem Zugang zu schützen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Dies trifft auch auf die Auswahl der eingesetzten Auftragsverarbeiter zu.

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